Mit einem Content Management System kann die Präsentation in drei unabhängige Bereiche gegliedert werden.

Die Inhalte werden in einer Datenbank verwaltet. Layout- und Formatmerkmale sollten kein Bestandteil der Inhalte sein.

Das Layout der Präsentation wird über sogenannte Templates verwaltet. Dies sind Musterseiten, die den Layoutrahmen für die Inhalte bieten. Damit verknüpft sind Dateien in denen auch die Gestaltungsmerkmale der Inhalte definiert sind.

Das System selbst wiederum bietet ausschließlich die Schnittstelle zwischen Mensch und Präsentation. Es ist also die Oberfläche, über die die Inhalte eingestellt werden.

Dieses Prinzip schafft eine große Investitionssicherheit für CMS Präsentationen. Inhalte, Layout und auch das zugrundeliegende System können so jederzeit ausgetauscht werden, ohne dass die jeweils anderen Bestandteile davon betroffen sein müssen.

Da bei den meisten Präsentationen auf Dauer in den Inhalten die meiste Arbeit und damit auch die größte Investition steckt, sollte solch eine Trennung gewährleistet sein.

Leider bieten die meisten CMS Systeme für diesen entscheidenden Vorteil jedoch nur die Gundlage, mit der dann auch fleißig geworben wird, selten aber die Gewährleistung.

Häufig werden im nächsten Atemzug sofort Funktionen und Module aufgezählt, mit deren Einsatz diese wichtige Grundlage gleich wieder vernichtet wird.